- ขั้นแรกต้องตั้งค่าซองก่อนโดยไปที่ menu tab Start Mail Merge => Envelopes
- เลือก template size ได้ตามต้องการ หรือจะกำหนดขนาดเองเลยโดยเลือก custom หน่วยเริ่มต้นจะเป็น inch (นิ้ว)
- Printing Options เป็นการตั้งค่าว่าจะ feed ซองเข้าไปลักษณะแบบใหน
- ตอนปริ้นก็ใส่ซองแบบที่เรากำหนดไว้จะได้ ตำแหน่งที่ถูกต้องของค่าต่างๆ
- ซึ่งค่าตัวอย่างใส่ซองแแนวตั้งคำว่า เรียนเชิญจะอยู่ด้านซ้ายล่าง title , fname และ lname จะอยู่ตรงกลาง
- สำหรับคนถนัดขวาตัวอักษรจะเป็นแบบเขียนจากล่างขึ้นบน (ปกติจะซ้ายไปขวา)
- จากนั้น browse หาไฟล์รายชื่อเราในที่นี้จะเป็น excel ที่ทำไว้แล้วดังภาพ
- โดยไปที่ Select Recipients => Use Existing List ...
- ข้อมูลใน excel ตัวอย่างประกอบด้วย head 3 ค่าคือ title, fname, lname
- และ row ซึ่งเป็นข้อมูลของแต่ละ column
- จากนั้น browse หาไฟล์รายชื่อเราในที่นี้จะเป็น excel ที่ทำไว้แล้วดังภาพ
- เลือกไฟล์และ Open ซะ
- ข้อมูลเราอยู่ sheet ใหนก็เลือกอันนั้น
- เมื่อข้อมูลพร้อมแล้ว เราจะใส่ column แต่ละค่าลงไปโดยไปที่ Insert Merge Field (ค่าเริ่มต้นเมนูจะถูก disable อยู่ ซึ่งจะ enable ก็ต่อเมื่อเรา Select Recipients แล้วเท่านั้น)
- ลักษณะคำที่ปรากฏบนซองจะเป็นประมาณนี้ <<title>> ... ซึ่งคำว่า title เป็น header ที่เรากำหนดขึ้นมาเองใน excel ของเรา
- วาง column แต่ละค่าลงซองแล้ว เราสามารถ Previw Results ดูตัวอย่างได้
- ส่วนคำอื่นๆ ที่เหมือนกันทุกซองเราก็พิมพ์เองลงไปได้เลย
- เมื่อค่าทุกอย่างเรียบร้อย จะสั่งปริ้นโดยไปที่ Finish & Merge => Print Documents...
- เลือกช่วงว่าเราต้องการปริ้นทุกซองเลย หรือเฉพาะซองปัจจุบันก็ว่ากันไป และ Ok
- สุดท้ายเลือก Printer ซึ่งหน้านี้เราเลือกแค่ printer ที่เราต้องการใช้และ Ok ไม่ต้องไปกำหนดช่วงอะไรทั้งสิ้น
Refer
- http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/1202-mail-merge-microsoft-word-2007
- http://softwaresiam.com/viewthread.php?tid=847
ขอบคุณค่ะ เข้าใจง่าย
ReplyDelete